0. Einleitung
Jeder Geschäftsbrief, der versendet oder erhalten wird, stellt quasi die Visitenkarte des Unternehmens dar. Anhand des Layouts und des Inhalts lässt sich schnell erkennen, wie kundenorientiert und professionell jemand agiert. Wir zeigen dir, auf was du bei einem Geschäftsbrief achten musst. Dabei kommt es nicht nur auf die Rechtschreibung und die Formulierung an, sondern auch auf das richtige Papier und die Art, wie man den Briefumschlag beschriften muss. Der Geschäftsbrief an sich kann entweder schriftlich oder auch elektronisch als PDF oder Email versendet werden, beide Varianten sind möglich.
Es gibt viele unterschiedliche Arten von Geschäftsbriefen. Sie haben den Zweck der Vorbereitung, der Durchführung sowie der Aufhebung oder dem Abschuss eines Handelsgeschäftes.
1. Geschäftsbrief Ratgeber
Der Geschäftsbrief ist ein wichtiges Dokument und kann über Erfolg oder Niederlage entscheiden. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, ihn mit Bedacht zu Verfassen.
1.1 Was sind Geschäftsbriefe?
Unter einem Geschäftsbrief versteht man nichts anderes als die schriftliche Abwicklung zwischen einem Unternehmen und ihren Lieferanten, Kunden oder anderen Dienstleistern. Der Absender eines Geschäftsbriefes ist immer eine Firma, der Empfänger kann dabei aber nur eine Privatperson sein.
Auch wenn Privatpersonen untereinander Briefe schreiben, die offizielle Formalitäten wie Anschrift, Anrede, Absender oder Grußformel enthalten, müssen diese noch lange nicht so streng genommen werden wie bei Geschäftsbriefen. Ebenso gibt es zwischen geschäftlich und privat einen deutlichen Unterschied beim sprachlichen Ausdruck. Kommunizieren zwei Privatpersonen per Brief, ist die ausgewählte Sprache egal.
Bei einem Geschäftsbrief sollte immer sachlich kommuniziert werden, somit gewährleistet man seine Seriosität. Interne Schreiben, die innerhalb eines Unternehmens geschrieben wurden, zählen nicht zu den Geschäftsbriefen.
Der Geschäftsbrief selbst kann klassisch schriftlich oder auch modern per Email oder PDF versendet werden.
Dabei gibt es ganz unterschiedliche Arten von Geschäftsbriefen, diese sind unter anderem die Anfragen. Eine Anfrage ist immer unverbindlich, sie wird meist dazu benötigt, Informationen über diverse Produkte und Dienstleistungen einzuholen. Dabei wird zwischen den allgemeinen Anfragen und den speziellen Anfragen unterschieden. Bei den Allgemeinen handelt es sich meist um Preislisten oder Kataloge, bei den Speziellen geht es um bestimmte Produkte oder Dienstleistungen.
Das Angebot
Auch das Angebot ist ein Geschäftsbrief, dabei entstehen Absichtserklärungen, die verbindlich sind. Das Angebot erfolgt aufgrund einer Anfrage und umfasst Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie die aktuellen AGBs. Wurde nicht nach einem Angebot verlangt, aber man hat dennoch eines erhalten, handelt es sich um Direktmarketing, dabei werden Dienstleistungen oder Produkte offeriert.
Der Auftrag
Wird ein Angebot angenommen, entsteht ein Auftrag oder eine Bestellung. Hierdurch kommt es zum Abschluss eines Kaufvertrages. Sind die Voraussetzungen des Angebotes allerdings nochmals verändert worden, wird der Vertrag erst abgeschlossen, wenn der andere Partner die Bedingungen auch akzeptiert. Ein Auftrag bezieht sich immer auf eine Dienstleistung, bei einer Bestellung geht es um den Erhalt von Waren.
Die Auftragsbestätigung
Auch die Auftragsbestätigung ist ein Geschäftsbrief. Diese ist auch aus rechtlicher Sicht nur notwendig, wenn das vorige Angebot nochmals verändert worden ist. Eine Auftragsbestätigung macht allerdings immer Sinn, denn auch wenn vorab eine Einigung stattgefunden hat, kann eine Bestätigung Missverständnisse verhindern. Die Bestellung oder der Auftrag kann hierfür als Vorlage dienen.
Der Lieferschein
Auch wenn der Lieferschein hauptsächlich als Auflistung von Waren dient, zählt er rein rechtlich gesehen als Geschäftsbrief. Aus diesem Grund ist es auch bei Lieferscheinen wichtig, alle Pflichtangaben zu enthalten.
Die Rechnung
Rechnungen haben für die Buchhaltung eine große Bedeutung, aus diesem Grund gibt es bei der Erstellung von Rechnungen ganz besondere Regelungen. Pflichtangaben sind unter anderem die Steuernummer, Zeitpunkt der Leistung, Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag sowie das Zahlungsziel.
Die Mahnung
Zunächst ist eine Mahnung eine Erinnerung an den nicht zahlenden Schuldner. Nach der ersten Zahlungserinnerung ist es in der Regel üblich noch zwei weitere Mahnungen zu versenden, falls nicht gezahlt wird. Aus gesetzlicher Sicht ist dies allerdings nicht notwendig, sondern nur eine Nettigkeit. Ist die Formulierung einer Rechnung entsprechend gesetzt, kommt der Schuldner bereits ab der ersten Rechnung in Verzug, weitere Mahnschreiben sind somit nicht erforderlich.
Der Zwischenbescheid
Ein Zwischenbescheid ist nur dann notwendig, wenn Leistungen oder Lieferungen viel Zeit benötigen. Das Ziel eines Zwischenbescheids ist es, die anderen Geschäftspartner über den aktuellen Stand zu informieren.
Die Reklamationsbearbeitung
Auch in der Reklamationsbearbeitung werden Geschäftsbriefe verfasst. Kunden sind unzufrieden und möchten ernstgenommen werden. Somit sollte die Antwort auf eine Beschwerde vorsichtig formuliert werden, ebenso sollte eine Entschuldigung selbstverständlich sein sowie eine andere Lösungsmöglichkeit angeboten werden.
1.2 Wie beschriftet man die Briefumschläge für Geschäftsbriefe?
Egal welches Format der Geschäftsbrief hat, die Beschriftung ist immer die selbe. Wir empfehlen dir den Brief der Länge nach also quer zu beschriften. Links Oben kommt immer der Absender, somit deine eigene Adresse mit Vornamen, Nachnamen, Straße und Hausnummer sowie der Postleitzahl und dem Ort. Rechts unten muss der Empfänger notiert werden. Bei einem Geschäftsbrief an eine Firma ist es zudem sehr wichtig, dass auch der Firmenname angegeben wird.
1.3 Wie formuliert man einen Geschäftsbrief?
Klassisch kann jeder Geschäftsbrief mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ begonnen werden. Besteht bereits vorab Kontakt, kann auch ein „Guten Tag Herr Mustermann“ angewendet werden, so schafft man persönliche Nähe. Ein einfaches „Hallo“ sollte nicht verwendet werden, dies wirkt plump.
Die Betreffzeile soll Interesse wecken, beispielsweise mit „Wichtige Informationen für Sie“. Damit das Schreiben freundlich und modern wirkt, sollte auf eine positive Formulierung geachtet werden.
Da jedes Anliegen individuell ist, gibt es für den restlichen Text keine Vorgaben. Generell ist eine Liste von Fachbegriffen in einem Geschäftsbrief nicht zielbringend und förderlich.
2. Abschlussfazit und Empfehlung
Wir empfehlen dir, gewisse Grundregeln bei dem Verfassen eines Geschäftsbriefes zu berücksichtigen, damit eine gewisse Professionalität erhalten bleibt. Somit kannst du Anliegen gleichbleibend gut bearbeiten und die Kundenakquise bringt Erfolg. Wichtig ist es, auf die Grammatik und die Rechtschreibung zu achten, wiederholtes Korrekturlesen macht bei einem Geschäftsbrief immer Sinn. Ebenso ist es wichtig, dass genau überprüft wird, ob der Empfängername korrekt geschrieben wurde sowie nicht vergessen wurde, den Briefumschlag zu beschriften.
Ein Geschäftsbrief sollte nicht zu lang sein und maximal auf eine DIN-A4 Seite passen. Das Anliegen sollte klar formuliert und zum Ausdruck gebracht werden, langes Umschreiben führt dazu, dass der Leser unkonzentriert wird und eventuell eine wichtige Information überliest.
3. Produktempfehlungen
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