0. Einleitung
In Hotels und Pensionen fällt täglich viel Arbeit an. Durch eine Hotelsoftware für einfache Zimmervermietung kann viel Zeit eingespart werden. Die Hotelangestellten können schnell und einfach Reservierungen vornehmen und verwalten. Ein gutes System sollte eine funktionale Schnittstelle beispielsweise zur Buchhaltung gewährleisten. Es muss zuverlässig arbeiten und über ein intelligentes Dashboard verfügen. Wir zeigen dir, worauf du beim Kauf einer Hotelsoftware achten solltest. Einige Modelle sind nur für kleine Pensionen oder Hotels geeignet. Andere Programme können auch für große Hotels, Gasthöfe oder Ferienhäuser eingesetzt werden. Ein wichtiges Kaufkriterium ist, dass das neue System mit der Webseite und Portalen synchronisiert werden kann.
1. Hotelsoftware Ratgeber
Es gibt eine Vielfalt an Hotelsoftware Angeboten. Bevor du dich für eine Hotelsoftware für dein Hotel entscheidest, solltest du die besten Angebote direkt miteinander vergleichen. Wir haben dir einige Informationen zusammengestellt, um dich bei deiner Entscheidung zu unterstützen.
1.1 Was ist eine Hotelsoftware?
Eine Hotelsoftware für einfache Zimmervermietung sollte in keinem Hotel fehlen. Viele Arbeiten wie Reservierungen oder Stornierungen können mit Hilfe der Software innerhalb kürzester Zeit erledigt werden. Hotelangestellte haben immer einen Überblick über den aktuellen Belegungsplan. Mit einem guten Programm kann der Service für die Hotelgäste verbessert werden. Bei vielen Systemen ist ein Zugriff von jedem Ort aus möglich. Somit kann die Chefetage bei Fragen oder Problemen auch von unterwegs aus jederzeit auf die Daten zugreifen. Trotzdem sind die Daten vor einem Zugriff von Dritten geschützt. In der Regel wird hierfür eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung genutzt.
1.2 Wo nutzt man Hotelsoftware?
Eine Hotelsoftware sollte an allen Arbeitsplätzen zur Verfügung gestellt werden, wo sie benötigt wird. Hierbei kann es sich um die Chefetage, Büros oder die Reservierung handeln. Jeder Mitarbeiter, der die Daten für seine täglich Arbeit benötigt, sollte einen Zugriff auf die aktuellen Daten haben. Die Auswahl an Software-Programmen ist sehr groß. Somit stehen für jede Hotelart ein passendes System zur Verfügung. Bei der Wahl des Programms sollte immer zur Größe des Hotels passen. Die meisten Systeme bieten bei der Anzahl an Zimmern immer etwas Luft nach oben. Somit kann das System bei Bedarf erweitert werden. Eine Hotelsoftware ist auch für Gasthäuser, Pensionen und Jugendherbergen sinnvoll. Durch eine bedienerfreundliche Software ist eine Reservierung oder Buchung schnell erledigt. Die Mitarbeiter haben somit mehr Zeit, um sich die Belange der Gäste zu kümmern. Nicht nur für die Mitarbeiter bieten die Systeme viele Vorteile. Auch das Hotelmanagement wird verbessert.
Moderne Hotelsoftware-Systeme verfügen über zahlreiche integrierte Module. Wenn Hoteliers auch von unterwegs aus auf die Software zugreifen möchte, sollte eine All-in-One-Lösung gewählt werden. Eine cloudbasierte Software, die viele Aufgaben mithilfe von Tools schnell erledigt kommt auch bei Hotelgästen gut an. Sie müssen nicht ewig bei einer Reservierung, Buchung oder beim Einchecken warten. Hoteliers sollte ein schneller und professioneller Kundenservice sehr am Herzen liegen. Viele Abläufe lassen sich durch eine Hotelsoftware vereinfachen. Durch Automatisierungen werden zusätzlich Fehler vermieden. Die Daten einer Reservierung können bei Bedarf automatisch für eine Buchung übernommen werden. Durch eine Synchronisation werden Doppelbuchung und somit Ärger mit den Hotelgästen vermieden.
1.3 Was kostet Hotelsoftware?
Die Kosten einer Hotelsoftware hängen von der Anzahl an integrierten Tools und dem Umfang an Datenvolumen ab. Viele Anbieter bieten Hotels eine 30 Tage Demoversion kostenlos an. Dadurch haben Hoteliers den Vorteil, dass sich selbst ein Bild über die Vor- und Nachteile des Programms machen können. Umfangreiche Systeme sind für einen Preis zwischen 400 und 700 Euro erhältlich. Einzelne Bausteine wie beispielsweise für die Buchhaltung können für einen Preis von 50 Euro gekauft werden. Es gibt auch einige Programme auf den Markt, die für einen Preis von unter 100 Euro angeboten werden. Hierbei handelt es sich in der Regel aber um keine Systeme, die für große Hotels oder Hotelketten eingesetzt werden können. Überlege dir im Vorfeld genau, welche Tools du für deine tägliche Arbeit benötigst. Diese Werkzeuge sollten in deinem Programm bereits enthalten sein. Die Preise und Verfügbarkeiten sollten mithilfe einer Schnittstelle bei allen Arbeitsplätzen im Hotel synchronisiert werden. Viele Systeme bieten die Möglichkeit, dass die Software im Browser und unterwegs an einem iPad oder iPhone bedient werden kann. Durch überdachte Abläufe und Automatisierungen wird die Arbeit in einem Hotel erleichtert.
2. Abschlussfazit und Empfehlung
Eine Hotelsoftware sollte ohne Mehrkosten an den unterschiedlichsten Arbeitsplätzen eines Hotels oder Gasthofs nutzbar sein. Das System sollte sich immer an Ihrer Betriebsgröße anpassen lassen. Alle eingegebenen Daten sollten sich automatisch immer aus der Reservierungsliste importieren lassen. Somit sind erneute eingaben der Buchungen nicht notwendig. Das spart am Tag einiges an Arbeit und Zeit. In der Regel benötigen kleine Pensionen oder Hotels eine einfache Datenbank. Hotelketten sollten dagegen mit einem Vertriebs- bzw. Channel-Management arbeiten. Viele Tools sind optimal für eine Wettbewerbsbeobachtung geeignet. Eine Hotelsoftware muss in jedem Hotel perfekt mit der Gastro-Kasse sowie Peripheriegeräten abgestimmt werden.
3. Produktempfehlung
3.1 Strategisches Management für die Hotellerie: Theorie und Praxisbeispiele (De Gruyter Studium)
Das Buch wurde am 19.02.2019 von Burkhard von Frey veröffentlicht. Auf 248 beschreibt der Autor, die Überkapazitäten, Globalisierung sowie ein verändertes Gästeverhalten in der Hotelbranche. Für ein besseres Verständnis verwendet er viele praktische Beispiele. Das Buch bietet einen guten Überblick über die Möglichkeiten und Strategien, die einem Hotel zur Verfügung stehen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. Der Ratgeber ist besonders für Hotelbesitzer gut geeignet, die ihr Hotelmanagement verbessern möchten. Der Autor ist ein renommierter Hospitality Management Professor, der seine Erfahrung in einem leicht verständlich geschriebenen Buch zusammengestellt hat. Dem Autor liegt es am Herzen, dass seine Leser alle Chancen zur Verbesserung des Unternehmenserfolges wahrnehmen.