Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und die Kommunikationsmöglichkeiten sind so zahlreich wie noch nie zuvor. Dies betrifft das private Leben wie auch die Arbeitswelt und erleichtert vor allem im Büroalltag das transferieren von Informationen ungemein.
Dennoch gibt es vor allem im Bereich der Tagungen gegenüber einer digitalen Lösung, noch viele Vorteile die durch das Halten einer Konferenz in einem Konferenzraum in Anspruch genommen werden können.
Dabei ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Besprechung die Ausstattung des genutzten Konferenzraumes.
Nachfolgend werden einige Punkte aufgeführt, die zu einem perfekten Konferenzraum beitragen und eine erfolgreiche Konferenz garantieren.
– Das richtige Licht
Was im ersten Augenblick als eine reine Selbstverständlichkeit wahrgenommen wird, geht auf dem zweiten Blick deutlich tiefer in die Materie als es anfangs vermuten lässt.
Jeder Konferenzraum sollte für ausreichend Licht sorgen. Dabei gilt es allerdings zu beachten, dass die unterschiedlichen Lichtquellen auf der einen Seite nicht zu dunkel ausfallen. Denn die Teilnehmer müssen in der Lage sein, Notizen anzufertigen ohne angestrengt auf Ihr Papier schauen zu müssen.
Auf der anderen Seite darf das Licht nicht zu grell sein. Andernfalls besteht die Gefahr, dass gerade bei Präsentationen in Verbindung mit einer Leinwand, Details durch die Helligkeit nicht richtig erkannt werden können.
– Eine angenehme Bestuhlung
Vor allem bei langen Konferenzen oder Tagungen wird die Geduld und Konzentration auf eine schwere Probe gestellt. Um eine möglichst lang anhaltende Aufmerksamkeitsspanne bei allen Teilnehmern zu erreichen, ist es notwendig Ablenkungsfaktoren zu beseitigen.
Eine hohe Ablenkungsgefahr entsteht durch eine ungünstige Haltung des Körpers. Durch das falsche Sitzen entsteht eine verspannte Körperhaltung, die Unruhe oder sogar leichte Schmerzen (zum Beispiel Rückenschmerzen) hervor rufen kann.
Tritt dieser Fall ein, ist die Aufmerksamkeit des Teilnehmers nicht mehr gewährleistet. Um dies zu verhindern, sollte auf eine angenehme Bestuhlung geachtet werden sodass alle Teilnehmer, auch innerhalb eines längeren Zeitraums, bequem und aufmerksam der Konferenz folgenden können.
– Die passende Akustik
Jede Konferenz ist nur so wertvoll, wie sie auch an die Personen heran getragen werden kann.
Es werden wichtige Informationen vermittelt bei denen auch kleine Details einen großen Beitrag zum Verständnis des Vortrags leisten.
Aus diesem Grund muss dafür Sorge getragen werden, dass alle Personen im Raum (von der ersten bis zur letzten Reihe) den Redner oder akustischen Beitrag verstehen können.
In einem solchen Fall bietet sich die Verwendung von Lautsprechern an. Diese Hilfsmittel können an mehreren Positionen im Konferenzraum aufgestellt werden und für eine perfekte Akustik sorgen.
Es sollte dabei die richtige Einstellung der Lautsprecher beachtet werden.
Wenn diese zu laut eingestellt sind, läuft man Gefahr dass das Zuhören äußerst anstrengend wird und im schlimmsten Fall Kopfschmerzen verursacht.
– Die Wahl der passenden Konferenztischdecke
So banal es für den neutralen Betrachter zuerst wirken mag, umso bedeutender kann die Wahl der richtigen Konferenztischdecke für eine gelungene Konferenz sein.
Eine solche Tischdecke verhindert eine rutschige Oberfläche und dämpft Geräusche wie zum Beispiel das Absetzen eines Getränks oder anderen Utensilien die sich auf dem Tisch befinden.
Je weniger Störgeräusche entstehen, desto aufmerksamer lässt sich der jeweilige Vortrag verfolgen.
Dabei fällt die Anzahl der Variationen vielseitig aus. Die optimale Konferenztischdecke bedeckt auf der Seite des Teilnehmers nur wenig mehr als die Tischkante und bietet somit optimale Beinfreiheit.
Gleichzeitig erstreckt sich die Decke auf der gegenüberliegenden Seite bis zum Boden. Dadurch lassen sich die Beine anderer Teilnehmer nicht sehen, sodass auch Bewegungen nicht wahrgenommen werden können und einer Ablenkungsgefahr entgegen gewirkt wird.